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ALICO S.A.

Medellín – Colombia

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES REGLAMENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad ALICO S.A. es una sociedad comercial legalmente constituida con domicilio principal en la Calle 10 Sur Nº 50FF 63 del Municipio de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia y para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nº 1377 de 2013, relativos a la protección de datos personales, expide el siguiente reglamento para su adecuado tratamiento, en cumplimiento de las normas legales y de la filosofía de nuestra sociedad.

Lo consignado en el presente reglamento constituye una clara aplicación de la normatividad relativa a la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente la información suministrada voluntariamente por nuestros visitantes, clientes, empleados, exempleados, contratistas y proveedores, entre otros.

Nuestra sociedad obtiene de diferentes maneras información sobre datos personales. Al suministrar o enviar cualquier tipo de información personal, se entiende y se asume que su titular ha aceptado que la misma sea utilizada de acuerdo con el presente reglamento. En el evento que dicha información personal fuere utilizada para otros propósitos, ésta deberá estar amparada dentro de las excepciones que prevé la normatividad, o deberá contar con una autorización previa y expresa del titular de dicha información.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

  1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Estas políticas son elaboradas en aplicación de las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, en el artículo 15 de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 y las sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011 y demás normas vigentes y concordantes sobre la materia.

reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de este reglamento deben sujetarse a lo dispuesto en este reglamento.

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN ESPECIAL

  1. AUTORIZACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el tratamiento del dato personal se requiere la autorización previa y expresa del titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

No será requerida la autorización en los siguientes casos:

  1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
    1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
    1. En casos de emergencia médica o sanitaria.
    1. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos y/o científicos.
    1. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

CAPÍTULO III TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la sociedad, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

  1. Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano.
  1. Tratamiento de datos en el proceso de vinculación laboral: la sociedad ALICO

S.A. deberá informar anticipadamente a las personas interesadas en participar en un proceso de selección para vincularse como empleado de la compañía a las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección, y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a sus datos personales.

Cuando la sociedad contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

La finalidad del tratamiento de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de personal en la sociedad y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a: (i) clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales, (ii) entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección, (iii) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de la sociedad, (iv) en caso de que la sociedad contrate plataformas basadas de tecnología en la nube, los datos podrían ser transferidos a los países donde

estén los centros de datos del servicio y entregados al tercero encargado del tratamiento de los datos personales, y (v) cumplir con las obligaciones legales de la sociedad.

La sociedad ALICO S.A. podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

  1. Tratamiento de Datos durante la relación laboral: La sociedad ALICO S.A. Informará las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministren los colaboradores y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a sus datos personales.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en la sociedad ALICO

S.A. El uso diferente de los datos e información personal de los colaboradores solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la sociedad evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los empleados de la sociedad, son: (i) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, (ii) clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales, (iii) entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, (iv) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados,

(v) en caso de que la sociedad contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vi) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (vii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad, (viii) envío de información a las entidades de la seguridad social (ix) entrega de datos personales a proveedores para programas de bienestar laboral, y (x) envío de información de interés.

La sociedad ALICO S.A. podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el empleado se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los proveedores de la sociedad, son: (i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores, (iv) consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (v) envío de información de interés y de invitaciones a campañas, promociones y eventos programados por la sociedad o sus aliados comerciales (vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que la sociedad contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vii) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (viii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad, y

(ix) entrega de los datos personales a terceros a quienes se les encargue el

tratamiento de los mismos, (x) circulación de los datos con aliados comerciales, tales como TECNAS S.A., TALSA S.A.S., FUNDACIÓN INTAL, entre otros; con el fin de que estos comuniquen información de interés y realicen invitaciones a sus campañas, promociones y eventos.

Las finalidades de la entrega de los datos personales suministrados a la sociedad, son:

(i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada, (iv) consultar en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (iv) envío de información de interés y de invitaciones a campañas, promociones y eventos programados por la sociedad o sus aliados comerciales (v) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que la sociedad contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vi) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (vii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad y

(viii) entrega de los datos personales a terceros a quienes se les encargue el

tratamiento de los mismos. (ix) circulación de los datos con aliados comerciales, tales como TECNAS S.A., TALSA S.A.S., FUNDACIÓN INTAL, entre otros; con el fin de que estos comuniquen información de interés y realicen invitaciones a sus campañas, promociones y eventos.

la sociedad ALICO S.A. podrá solicitar su autorización expresa para darle tratamiento con el fin de verificar la identidad del titular, cumplir obligaciones legales y contractuales y promover la seguridad al interior de nuestra compañía.

CAPITULO IV DERECHOS Y DEBERES

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad, en su condición de responsable del tratamiento.
    1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la sociedad, en su condición de responsable del tratamiento.
    1. Ser informado por la sociedad, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
    1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por las presuntas infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
    1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
    1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

CAPÍTULO V

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

La sociedad ALICO S.A., en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de datos personales, publica para los interesados el siguiente procedimiento:

  1. El titular del dato y/o su representante, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. En caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

La sociedad podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

Si no se cumpliere con alguno de estos requisitos, la sociedad ALICO S.A. así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de habeas data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. La sociedad ALICO S.A. podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.

La sociedad ALICO S.A., cuando sea responsable del tratamiento de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará la sociedad cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

La sociedad ALICO S.A. documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

Para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos, en la forma ahora consignada.

CAPITULO VI SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la sociedad adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES

  1. RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de la sociedad, está radicada en cabeza de todos sus empleados y directivos.

En consecuencia, al interior de las áreas que den tratamiento a datos personales, se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento del presente reglamento, atendiendo su condición de encargados y/o responsables del tratamiento de los datos personales contenidos en los sistemas de información y las bases de datos de la sociedad.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de la sociedad será considerado como una falta grave en el desempeño del cargo, que podrá estructurar una justa causal para la terminación unilateral del contrato de trabajo por parte de la sociedad y sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que hubiere lugar.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con la sociedad ALICO S.A., será considerada como causa grave para dar por terminado el contrato respectivo y sin perjuicio de las acciones adicionales a que hubiere lugar.

de nuestra empresa www.alico-sa.com y en nuestras oficinas. No obstante, desde día 01 de abril de 2014 contamos con Política de Protección de Datos Personales.

“ALICO S.A.”

ALBA LILIA RESTREPO JARAMILLO C.C. Nº 43’519.380

Representante Legal